En tant qu’entrepreneur ou chef d’entreprise, il est capital de disposer d’un agenda afin d’assurer une meilleure gestion des différentes tâches. Un bon entrepreneur doit alors être capable de planifier son temps afin de ne pas être débordé par son travail. Découvrez ici quelques astuces pratiques pour gérer de manière efficace votre agenda d’entrepreneur.

Planifier toutes les tâches

La planification ne consiste pas uniquement à établir un plan ou une liste de tâches à réaliser pour une semaine. Un entrepreneur avisé se doit de mettre en place un processus de gestion du temps très efficace afin de rester concentré et de garantir la productivité au sein de votre entreprise. Le meilleur moyen de bien gérer votre temps est de faire usage d’un agenda au quotidien. L’objectif consistera à remplir tous les espaces disponibles dans l’agenda selon les tâches que vous aurez à exécuter.

Une façon astucieuse de remplir votre agenda est d’y inscrire :

  • les activités personnelles les plus récurrentes ;
  • les tâches professionnelles de la journée ;
  • les tâches qui se rajoutent au fil du temps ;
  • les temps de pause, de réflexion et de préparation.

Evitez d’inscrire dans votre agenda les activités qui ne sont pas prévues pour la journée ou pour la semaine. Faites donc passer les priorités dans votre liste des tâches à faire. Si vous souhaitez mener à bien vos projets, vous ne pouvez pas vous passer d’un agenda. En effet, il s’agit de l’outil de planification ou d’organisation par excellence. Pour assurer une bonne organisation de votre temps, vous pouvez consulter des sites spécialisés pour optimiser vos compétences en gestion d’entreprise.

Décomposer les tâches en des problèmes simples

L’accomplissement d’une tâche complexe nécessite généralement qu’on y accorde énormément de temps et de l’énergie. Le meilleur moyen de faire face à ce type de tâche est de la décomposer en plusieurs petites tâches. Cette astuce vous permet de gagner un temps considérable que vous pourrez consacrer à d’autres aspects de votre activité. En décomposant les tâches complexes, vous pouvez les déléguer à de différentes équipes de travail pour accélérer le processus d’accomplissement.

En cas d’urgence, cette technique vous permettra de vous en sortir assez facilement. Vous gagnez ainsi en productivité et vos clients n’en seront que satisfaits. Rappelons que les agendas sont également très pratiques pour bien décomposer vos diverses tâches.

Attribuer des codes couleur à l’agenda

Attribuer des codes couleur à votre agenda est une technique assez efficace pour différencier de façon précise les différents éléments inscrits dans l’agenda. Vous avez donc la possibilité d’utiliser :

  • le rouge pour les tâches en rapport avec le travail ;
  • l’orange pour désigner les tâches de créativité ;
  • le bleu pour les activités qui nécessite de la concentration ;
  • le vert pour les évènements de votre vie personnelle.

En fonction des couleurs, vous pouvez rapidement déterminer les tâches qui sont des priorités et celles qui peuvent passer au second plan. N’hésitez pas à prendre des conseils auprès d’un expert de la planification afin de mieux gérer votre agenda.

Insister sur les priorités

Ici, il est question de faire passer en priorité les tâches les plus importantes de la journée. Les priorités sont les tâches qui comportent des risques et qui peuvent être stressantes. Votre planning de la journée doit alors comporter en tête de liste les activités prioritaires. En éliminant rapidement la priorité, cela permet de libérer votre esprit du poids qu’elle constitue. Cela vous permet de gagner du temps pour vous concentrer sur d’autres tâches de votre projet. Ce qui permet de gagner considérablement en productivité.

Éviter de réaliser des listes de tâches sur papier

Une erreur que les entrepreneurs commettent souvent est d’écrire sur papier volant les différentes tâches qu’ils doivent réaliser. En effet, les écrits sur papier constituent généralement une source de stress et de déception. Selon des études réalisées, 41 % des tâches listées sur papier ne sont jamais accomplies. Le meilleur moyen d’éviter de perdre du temps dans votre planification est donc de disposer d’un agenda. Ce dernier contraint les entrepreneurs à bien s’organiser à réduire les moments de distraction. En conséquence, ceux-ci ne cessent de gagner en productivité.

Faire usage des bons outils

Un bon entrepreneur doit disposer d’outils efficaces pour garantir une bonne gestion du temps au sein de son entreprise. Parmi ces outils, on peut citer :

  • l’agenda papier;
  • les applications d’agenda: Google Agenda, Microsoft Calendar, Calendrier Outlook, etc ;
  • les outils de planification et de gestion de projet;
  • les applications de prise de notes;
  • les applications de liste de tâches à accomplir.

Utiliser ces différents outils de gestion du temps vous permettra assurément d’optimiser la productivité de votre entreprise.